Najczęściej zadawane pytania

​​Notariusz jest osobą zaufania publicznego, powołaną do dokonywania czynności, którym strony są obowiązane lub pragną nadać formę notarialną. Czynności te, dokonane zgodnie z prawem, mają charakter dokumentu urzędowego. Głównym zadaniem notariusza jest dbałość o bezpieczeństwo obrotu prawnego oraz zabezpieczenie praw i słusznych interesów stron oraz innych osób, dla których czynność ta może powodować skutki prawne.

Aby zostać notariuszem, należy ukończyć wyższe studia prawnicze w Polsce i uzyskać tytuł magistra lub zagraniczne studia uznane w Polsce. Następnie kandydat musi odbyć aplikację notarialną, złożyć egzamin notarialny oraz odbyć asesurę notarialną. Notariuszem może zostać również osoba, która posiada odpowiedni staż w innym zawodzie prawniczym (np. sędziego, prokuratora, adwokata lub radcy prawnego). Notariusz jest powoływany przez Ministra Sprawiedliwości.

W celu dokonania czynności notarialnej zalecany jest wcześniejszy kontakt z kancelarią (telefoniczny, mailowy lub osobisty). Pozwoli to na ustalenie rodzaju czynności, wymaganych dokumentów oraz dogodnego terminu. Czas oczekiwania na termin zależy od stopnia skomplikowania sprawy oraz bieżącego obłożenia kancelarii. Proste czynności (np. poświadczenia podpisu) często mogą być realizowane na bieżąco, jednak zawsze warto upewnić się co do dostępności notariusza.

Nie. Na chwilę obecną płatność kartą nie jest możliwa. Ze względu na fakt, że notariusz pobiera nie tylko taksę notarialną, ale często również wysokie kwoty podatków (np. PCC) i opłat sądowych, które musi odprowadzić do Skarbu Państwa, kancelaria preferuje płatności gotówkowe lub przelewem bankowym. Informację o akceptowanych formach płatności uzyskają Państwo, kontaktując się bezpośrednio z sekretariatem przed wizytą.

Kancelarie notarialne nie mają obowiązku udostępniania klientom sprzętu komputerowego. Jednakże, w sytuacjach tego wymagających (np. konieczność wykonania pilnego przelewu bankowego w trakcie czynności), notariusz może udostępnić taką możliwość. Zaleca się wcześniejsze upewnienie się co do dostępności takiego udogodnienia lub przygotowanie własnego urządzenia mobilnego z dostępem do Internetu.

Prawidłowe przygotowanie do wizyty usprawni dokonanie czynności. Należy pamiętać o trzech kluczowych elementach:

1. Dokument tożsamości: Niezbędne jest posiadanie ważnego dowodu osobistego lub paszportu (w przypadku cudzoziemców również karty pobytu). Dokument musi być fizycznie okazany notariuszowi w oryginale – skany czy zdjęcia w telefonie nie są wystarczające.
2. Oryginały dokumentów: Wszelkie dokumenty, które były wcześniej przesyłane do kancelarii w formie kopii lub skanów (np. odpisy ksiąg wieczystych, akty stanu cywilnego, wypisy aktów notarialnych), muszą zostać przedłożone w oryginale w dniu czynności.

Dane stron: Warto mieć przygotowane dane stron biorących udział w czynności (imiona, nazwiska, imiona rodziców, PESEL, adres zamieszkania, numer dowodu tożsamości), jeżeli nie zostały one przekazane wcześniej.

Czas trwania wizyty jest ściśle uzależniony od rodzaju dokonywanej czynności notarialnej.

• Proste czynności: Poświadczenie własnoręczności podpisu lub poświadczenie zgodności odpisu z okazanym dokumentem trwa zazwyczaj od kilku do kilkunastu minut.

Akty notarialne: Sporządzenie aktu notarialnego (np. umowy sprzedaży, testamentu, pełnomocnictwa) wymaga odczytania przez notariusza całego tekstu dokumentu, upewnienia się, że strony go rozumieją, oraz złożenia podpisów. W zależności od stopnia skomplikowania sprawy i obszerności aktu wizyta może trwać od 30 minut do nawet kilku godzin.

Na całkowity koszt czynności składają się:

Taksa notarialna: Maksymalne stawki określa Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości. Wysokość taksy zależy od wartości przedmiotu czynności (np. ceny nieruchomości).

Podatki (PCC, SD): Notariusz jest płatnikiem podatku od czynności cywilnoprawnych oraz podatku od spadków i darowizn. Pobiera je od klienta i odprowadza do urzędu skarbowego.

Opłaty sądowe: Za wpisy w księgach wieczystych.

Podatek VAT: Doliczany do wynagrodzenia notariusza (taksy). Szczegółowe wyliczenie kosztów dla konkretnej sprawy można uzyskać bezpłatnie w kancelarii.

Płatność za czynność notarialną następuje zazwyczaj w dniu jej dokonania, bezpośrednio po podpisaniu aktu notarialnego lub wykonaniu innej czynności (np. poświadczenia podpisu). Należy pamiętać, że notariusz pobiera nie tylko swoje wynagrodzenie (taksę), ale również podatki (PCC, podatek od spadków i darowizn) oraz opłaty sądowe, które następnie przekazuje na rachunki właściwych instytucji państwowych. W przypadku wysokich kwot opłat i podatków kancelaria może poprosić o wcześniejsze dokonanie przelewu na rachunek bankowy kancelarii przed ustalonym terminem wizyty.

Zgodnie z praktyką notarialną, udzielenie informacji i wyjaśnień dotyczących czynności, której strony zamierzają dokonać w kancelarii, jest zazwyczaj bezpłatne i mieści się w ramach przygotowania do tej czynności. Notariusz, jako osoba zaufania publicznego, ma obowiązek czuwać nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron oraz udzielać im niezbędnych wyjaśnień dotyczących dokonywanej czynności notarialnej. Wynagrodzenie (taksę notarialną) pobiera się za dokonanie konkretnej czynności prawnej (np. sporządzenie aktu).

Tak. Chociaż na etapie przygotowywania projektu aktu notarialnego kancelaria może pracować na podstawie kopii lub skanów przesłanych drogą elektroniczną, to w momencie podpisywania aktu notarialnego notariusz ma obowiązek zapoznać się z oryginałami dokumentów. Jest to niezbędne do zweryfikowania ich autentyczności oraz stanu prawnego. Dokumenty tożsamości (dowód osobisty, paszport) również muszą zostać okazane w oryginale.

Czas trwania czynności w kancelarii zależy od stopnia skomplikowania sprawy oraz obszerności dokumentu. Zgodnie z prawem, notariusz musi odczytać cały akt notarialny w obecności stron przed jego podpisaniem.

• Proste akty (np. pełnomocnictwa, zgody, proste oświadczenia) zajmują zazwyczaj od 15 do 30 minut.

• Standardowe umowy (np. sprzedaży lokalu) to zazwyczaj czas około 45–60 minut.

Skomplikowane transakcje lub obszerne akty (np. umowy deweloperskie, skomplikowane działy spadku) mogą wymagać od 1,5 do nawet kilku godzin.

Zgodnie z ustawą Prawo o notariacie, czynności notarialne w Polsce dokonywane są w języku polskim. Notariusz nie świadczy usług tłumaczenia dokumentów. Jeżeli stroną czynności jest osoba niewładająca językiem polskim lub dokumenty niezbędne do czynności sporządzone są w języku obcym, konieczny jest udział tłumacza przysięgłego. Tłumacz dokonuje przekładu dokumentów oraz jest obecny podczas odczytywania aktu, tłumacząc jego treść na bieżąco. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy notariusz posiada uprawnienia tłumacza przysięgłego lub włada danym językiem obcym (wówczas może dokonać czynności w tym języku na żądanie strony, jednak sporządzenie aktu w języku polskim jest nadal obligatoryjne).

Złożenie pieniędzy do depozytu notarialnego dokumentowane jest protokołem, który precyzyjnie określa warunki ich wypłaty. Notariusz przelewa środki na rachunek wskazany przez stronę (np. Sprzedającego) niezwłocznie po spełnieniu się warunku określonego w tym protokole. Najczęściej warunkiem tym jest podpisanie aktu notarialnego przenoszącego własność nieruchomości. Jeżeli warunek się nie ziści (np. do umowy nie dojdzie), środki są zwracane wpłacającemu.

Zasadą jest dokonywanie czynności w siedzibie kancelarii. Jednakże notariusz może dokonać czynności w innym miejscu, jeżeli przemawia za tym charakter czynności (np. walne zgromadzenie akcjonariuszy odbywające się w siedzibie spółki) lub szczególne okoliczności (np. stan zdrowia klienta uniemożliwiający przybycie do kancelarii). Za dokonanie czynności poza kancelarią notariuszowi przysługuje dodatkowe wynagrodzenie. Jego wysokość reguluje rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości – stawka naliczana jest za każdą godzinę od momentu opuszczenia kancelarii do powrotu.

Forma aktu notarialnego jest wymogiem ważności dla wielu czynności prawnych. Udział notariusza jest konieczny m.in. przy:

• Przeniesieniu własności nieruchomości (sprzedaż, darowizna).
• Ustanowieniu prawa użytkowania wieczystego oraz ograniczonych praw rzeczowych (np. służebności).
• Zawarciu małżeńskiej umowy majątkowej (intercyzy).
• Złożeniu oświadczenia o odrzuceniu spadku (jeśli nie jest składane w sądzie).
• Założeniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjnej, komandytowej i komandytowo-akcyjnej.
• Sporządzeniu pełnomocnictwa do dokonania czynności, dla której wymagana jest forma aktu notarialnego.

W przypadku czynności dotyczących nabycia, zbycia lub obciążenia nieruchomości, a także sporządzania niektórych pełnomocnictw, notariusz ma ustawowy obowiązek weryfikacji w rejestrze zastrzeżeń numerów PESEL. Jeżeli numer PESEL strony jest zastrzeżony, notariusz nie może dokonać czynności. W takiej sytuacji konieczne jest cofnięcie zastrzeżenia (np. przez aplikację mObywatel lub serwis obywatel.gov.pl) przed przystąpieniem do podpisania aktu notarialnego.

Tak. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, jeżeli akt notarialny obejmuje czynność, która wiąże się z wpisem do księgi wieczystej (np. zmiana właściciela, wpis hipoteki, wpis służebności), notariusz ma obowiązek złożyć wniosek wieczystoksięgowy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Wniosek ten jest przesyłany do sądu w dniu sporządzenia aktu notarialnego.

Czy od razu po złożeniu przez notariusza wniosku wieczystoksięgowego nowy Nabywca wpisany jest w dziale II księgi wieczystej jako właściciel?

Czas oczekiwania na dokonanie wpisu przez sąd wieczystoksięgowy nie jest określony sztywnym terminem ustawowym i zależy od obłożenia pracą konkretnego wydziału ksiąg wieczystych sądu rejonowego. W mniejszych miejscowościach może to trwać od kilku dni do kilku tygodni, natomiast w dużych miastach procedura ta może potrwać od kilku tygodni do nawet kilku miesięcy. O dokonaniu wpisu sąd zawiadamia strony listownie.

Czy u notariusza otrzymuje się oryginał aktu notarialnego? / Do której kancelarii zgłosić się po wypis aktu notarialnego?

Zgodnie z Prawem o notariacie, notariusz stwierdza tożsamość osób biorących udział w czynności na podstawie prawem przewidzianych dokumentów. Są to przede wszystkim:

• Dowód osobisty (ważny, fizyczny dokument).
• Paszport.

Karta pobytu (w przypadku cudzoziemców). Warto upewnić się przed wizytą, czy dany dokument jest ważny i nieuszkodzony.

Za życia testatora (osoby sporządzającej testament) informacja o fakcie sporządzenia testamentu oraz o jego treści jest objęta tajemnicą notarialną. Nikt poza testatorem nie może uzyskać takiej informacji. Po śmierci testatora, każda osoba posiadająca akt zgonu zmarłego może zwrócić się do dowolnego notariusza z wnioskiem o sprawdzenie w NORT (Notarialny Rejestr Testamentów), czy zmarły zarejestrował tam swój testament.

Sposób naprawienia błędu zależy od jego rodzaju:

• Oczywiste omyłki pisarskie lub rachunkowe (np. literówka w nazwisku, błędna data urodzenia, błąd w obliczeniach): Notariusz sporządza protokół sprostowania, który jest dołączany do oryginału aktu. O sprostowaniu zawiadamia się strony oraz sąd wieczystoksięgowy (jeśli akt dotyczył nieruchomości). Udział stron przy podpisywaniu protokołu sprostowania nie jest konieczny.

Błędy merytoryczne (np. błędnie ustalona cena, pominięcie istotnego warunku umowy): Wymagają one ponownego stawiennictwa wszystkich stron aktu notarialnego w celu sporządzenia aneksu do umowy (aktu notarialnego prostującego lub zmieniającego treść pierwotnej czynności).

Czynności notarialne w Polsce dokonywane są w języku polskim. Jeżeli osoba biorąca udział w czynności nie włada tym językiem, konieczna jest obecność tłumacza przysięgłego właściwego języka. Tłumacz dokonuje przekładu treści aktu oraz wyjaśnień notariusza na bieżąco. Dane tłumacza są wpisywane do aktu notarialnego, a on sam również składa pod nim podpis. Korzystanie z pomocy „osoby zaufanej” (niebędącej tłumaczem przysięgłym) w charakterze tłumacza jest możliwe tylko w wyjątkowych, przewidzianych prawem sytuacjach, jednak standardem gwarantującym bezpieczeństwo prawne jest udział tłumacza przysięgłego.

Zgodnie z art. 3 Prawa o notariacie, czynności notarialne dokonuje się w kancelarii. Jednakże czynność może być dokonana w innym miejscu, jeżeli przemawia za tym charakter czynności (np. walne zgromadzenie spółki, protokół otwarcia strony internetowej) lub szczególne okoliczności (np. stan zdrowia strony uniemożliwiający stawiennictwo w kancelarii).

Czynności takie jak poświadczenie własnoręczności podpisu czy sporządzenie poświadczonego odpisu dokumentu (kopii wierzytelnej) są czynnościami mniej czasochłonnymi niż sporządzenie aktu notarialnego. Wiele kancelarii wykonuje je na bieżąco. Niemniej jednak, zalecany jest wcześniejszy kontakt telefoniczny w celu potwierdzenia dostępności notariusza w danej chwili oraz upewnienia się, jakie dokumenty należy ze sobą zabrać (konieczny jest ważny dokument tożsamości oraz oryginał dokumentu, który ma zostać skopiowany lub podpisany). Pozwoli to uniknąć czasu oczekiwania.

Tak. Jest to standardowa praktyka, która usprawnia przebieg czynności. Po dostarczeniu do kancelarii kompletu wymaganych dokumentów i ustaleniu treści umowy, notariusz przygotowuje projekt aktu. Strony mają prawo zapoznać się z nim przed wizytą w kancelarii (projekt jest zazwyczaj przesyłany drogą elektroniczną). Pozwala to na spokojną analizę zapisów, zgłoszenie ewentualnych uwag lub sprostowanie danych przed ostatecznym podpisaniem dokumentu.