Przeprowadzenie sprawy spadkowej u notariusza jest możliwe jedynie, gdy strony biorące w niej udział spełniają określone warunki. Jednym z nich jest posiadanie dowodu potwierdzającego ich prawa do spadku. Ponadto spadkobiercy, którzy żądają notarialnego stwierdzenia spadku, muszą dostarczyć szereg innych dokumentów, na podstawie których zostanie sporządzona umowa o dział spadku. Chcesz wiedzieć, jak przeprowadzić sprawę spadkową u notariusza oraz jakie dokumenty są do tego potrzebne? Uważnie przeczytaj poniższy tekst.

TL;DR – Jak przeprowadzić postępowanie spadkowe u notariusza?

Notariusz jest szybszą i wygodniejszą alternatywą dla sądu w sprawach spadkowych, ale wymaga zgody wszystkich spadkobierców i dostarczenia kompletnej dokumentacji.

1. Stwierdzenie nabycia spadku (akt poświadczenia dziedziczenia – APD)

APD jest dokumentem potwierdzającym Twoje prawa do spadku.

• Protokół dziedziczenia: Jest spisywany najpierw u notariusza w obecności wszystkich stron (spadkobierców ustawowych i testamentowych).
• Wymóg: Postępowanie spadkowe u notariusza jest możliwe tylko wtedy, gdy wszyscy spadkobiercy stawią się osobiście w kancelarii notarialnej i potwierdzą, że nie ma innych nieogłoszonych testamentów.
• Rejestracja: Po sporządzeniu aktu poświadczenia dziedziczenia, notariusz rejestruje go w Rejestrze Spadkowym.
• Odmowa notariusza: Notariusz odmówi sporządzenia APD, jeśli: istnieje już inny APD lub postanowienie sądu, nie stawią się wszyscy uprawnieni lub istnieją nieogłoszone testamenty.
• Ważność: Notarialny akt poświadczenia dziedziczenia ma taką samą moc prawną jak postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku.

2. Dział spadku (podział majątku)

Dział spadku to faktyczny podział majątku spadkowego (np. nieruchomości, pieniędzy) między współwłaścicieli.

• Warunek kluczowy: Dział spadku u notariusza jest możliwy tylko wtedy, gdy wszyscy spadkobiercy osiągnęli konsensus (zgodę) co do metody podziału majątku.
• Forma: Jeśli w skład masy spadkowej wchodzi nieruchomość, umowa o dział spadku musi mieć formę aktu notarialnego.
• Zakres: Dział nie musi obejmować całej masy spadkowej – można podzielić tylko wybrane składniki majątku.

3. Niezbędne dokumenty dla notariusza

Spadkobiercy muszą dostarczyć m.in.:

• Tożsamość: Dowody tożsamości (dowód osobisty, paszport).
• Podstawa prawa: Akt poświadczenia dziedziczenia (APD) lub postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku.
• Urząd Skarbowy: Zaświadczenie z US o uregulowaniu podatku od spadków i darowizn lub zwolnieniu z niego.
• Dodatkowe: Oryginał aktu zgonu, dokumenty potwierdzające pokrewieństwo, testament (jeśli jest).

Dokumenty wymagane do uzyskania aktu poświadczenia dziedziczenia mogą się różnić w zależności od konkretnej sytuacji, dlatego notariusz informuje o potrzebnych dokumentach przed wizytą.

Czym jest dział spadku?

Z chwilą uzyskania aktu poświadczenia dziedziczenia bądź uprawomocnienia się postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku stanowiących formalne potwierdzenia prawa do masy spadkowej, spadkobiercy mogą starać się o dokonanie faktycznego podziału majątku spadkowego. W Polskim systemie prawnym nie ma obowiązku podziału spadku. Jeżeli dział spadku nie zostanie przeprowadzony, wszyscy spadkobiercy są współwłaścicielami rzeczy wchodzących w skład masy spadkowej.

Dział spadku można przeprowadzić jednakowo u notariusza, jak i we właściwym sądzie. Czas trwania postępowania spadkowego w sądzie może wynosić od kilku miesięcy do kilku lat, w zależności od skomplikowania sprawy.

Należy pamiętać, że sprawę spadkową u notariusza, mogą jedynie przeprowadzić spadkobiercy, którzy osiągnęli konsensus w sprawie metody podziału spadku. Istnieje kilka dopuszczalnych metod podziału spadku. Warto wiedzieć, że dział spadku nie musi obejmować całej masy spadkowej. Strony umowy mogą podzielić między siebie tylko niektóre składniki majątku spadkowego.

Czym jest protokół dziedziczenia?

Akt poświadczenia dziedziczenia jest to dokument sporządzony przez notariusza, który potwierdza prawa konkretnej osoby do spadku. Jeszcze przed sporządzeniem aktu poświadczenia dziedziczenia konieczne jest spisanie protokołu dziedziczenia w obecności wszystkich zainteresowanych stron. Do takich osób zaliczają się zarówno spadkobiercy ustawowi, jak i testamentowi, a także każda z osób, na rzecz której spadkodawca uczynił zapis windykacyjny.

Notariusz informuje uczestników o konieczności ujawnienia istotnych informacji dotyczących toczącej się sprawy spadkowej oraz o konsekwencjach prawnych podania nieprawdy. W przypadku, gdy od śmierci spadkodawcy nie minęło jeszcze 6 miesięcy, protokół powinien zawierać deklaracje spadkobierców dotyczące przyjęcia lub odrzucenia spadku, o ile nie zostały one złożone wcześniej. Do dokumentacji dołącza się m.in. oryginał  aktu zgonu oraz oryginały  dokumentów potwierdzających pokrewieństwo zmarłego z osobami uprawnionymi do spadku.

Aby sporządzić akt poświadczenia dziedziczenia, notariusz będzie potrzebował danych wszystkich spadkobierców takich jak wszystkie imiona, nazwisko, numer PESEL czy adres. Ponadto muszą oni dostarczyć właściwe dokumenty na przykład testament spadkodawcy, jeżeli został sporządzony, czy numer księgi wieczystej nieruchomości, jeżeli wchodzi ona w skład masy spadkowej.

Jak przebiega rejestracja aktu poświadczenia dziedziczenia?

Sporządzony akt poświadczenia dziedziczenia musi zostać zarejestrowany w Rejestrze Spadkowym. Jest to czynność, której dokonuje się za pośrednictwem specjalnego systemu elektronicznego. Notariusz wprowadza do niego wszystkie potrzebne dane. Moment zarejestrowania aktu w programie jest potwierdzony stosowną notyfikacją, która informuje o dokonaniu czynności oraz udostępnia opcję uzyskania potwierdzenia zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia. Etap rejestracji aktu kończy procedurę stwierdzenie nabycia spadku u notariusza.

Notarialny akt poświadczenia dziedziczenia stanowi niepodważalny dowód na to, że określona w nim osoba ma prawa do części spadku, dzięki czemu jest ona w stanie skutecznie dochodzić swoich praw związanych ze spadkiem. Na przykład spadkobierca może domagać się spłaty pożyczki udzielonej przez spadkodawcę jeszcze za jego życia. Warto pamiętać, że otrzymanie zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia wiąże się z koniecznością złożenia do urzędu skarbowego zeznania podatkowego.

Sprawa spadkowa u notariusza — kto może żądać sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia?

Sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia — będącego potwierdzeniem, że wskazana w nim osoba jest spadkobiercą  —  mogą domagać się jednakowo spadkobiercy ustawowi, jak i testamentowi. Z tego rozwiązania nie mogą skorzystać jedynie osoby, które uzyskały prawa do spadku na podstawie testamentu szczególnego na przykład testamentu ustnego. Notariusz nie może sporządzić aktu poświadczenia dziedziczenia na podstawie testamentu ustnego, ponieważ wymaga to przesłuchania świadków.

Tego rodzaju sprawami zajmuje się sąd, przeprowadzając odpowiednie postępowanie. Sądowe stwierdzenie nabycia spadku następuje z chwilą uprawomocnienia się postanowienia.

Czy notariusz może odmówić sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia?

Sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia testamentowego lub ustawowego w pewnych sytuacjach będzie niemożliwe. Notariusz odmówi spadkobiercom gdy:

• w kwestii spadku został już uprzednio sporządzony akt poświadczenia dziedziczenia,
• w kwestii spadku zostało wydane postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku,
• nie stawią się wszystkie osoby uprawnione do spadku,
• istnieją testamenty, które nie zostały jeszcze ogłoszone.

Czym jest umowny dział spadku?

Umowny dział spadku polega na sporządzeniu stosownej umowy przez notariusza, na mocy której zostaje zniesiona współwłasność rzeczy wchodzących w skład masy spadkowej. Dla swej ważności, jeśli umowa obejmuje nieruchomości obligatoryjnie powinna być zawarta w formie aktu notarialnego. Umowa może obejmować cały spadek lub jego część. Strony mogą określić, że działem zostanie objęty tylko jeden składnik należący do spadku na przykład nieruchomość. W tej sytuacji pozostałe rzeczy należące do masy spadkowej wciąż obejmuje współwłasność. Sporządzenie umowy notarialnej o podziale spadku jest zdecydowanie szybszym rozwiązaniem niż sądowe stwierdzenie spadku. W przypadku, gdy spadkobiercy są zgodni, notariusz może sporządzić akt poświadczenia dziedziczenia w ciągu jednego dnia.

Jeśli między spadkobiercami będzie trwał konflikt co do sposobu podziału majątku spadkowego, notarialna droga jest niemożliwa. Wtedy, w przypadku konfliktu między spadkobiercami, postępowanie o stwierdzenie nabycia spadku w sądzie może trwać wiele lat.

Jakie dokumenty musimy dostarczyć notariuszowi?

Spadkobiercy, którzy chcą dokonać podziału majątku spadkowego, muszą dostarczyć do kancelarii notarialnej dokumenty:

• potwierdzające ich tożsamość na przykład dowód tożsamości lub paszport,
• potwierdzające prawa do spadku (akt poświadczenia dziedziczenia lub postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku),
• zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o uregulowaniu podatku od spadków i darowizn, o zwolnieniu z podatku, lub przedawnieniu zobowiązania podatkowego
• w określonych przypadkach umowę kredytową oraz oświadczenie banku o udzieleniu kredytu.

Podsumowanie

Umowny dział spadku stanowi alternatywę dla postępowania sądowego, które jest znacznie dłuższe. Dział spadku w kancelarii notarialnej może być przeprowadzony, jeśli strony umowy przedstawią notariuszowi swoje dane osobowe oraz dokument potwierdzający legalne nabycie spadku. Spadkobiercy muszą również zgadzać się w sprawie metody podziału masy spadkowej. Warto wiedzieć, że nie zawsze można starać się o załatwienie sprawy spadkowej u notariusza, np. jeżeli w kancelarii notarialnej nie stawią się wszyscy spadkobiercy. Ponadto przeprowadzenie działu spadku wiąże się z koniecznością dostarczenia szeregu dokumentów, których ilość i typ zależą od przedmiotu umowy.

Piotr Chełstowski
Absolwent studiów magisterskich na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego. Po ukończeniu studiów pracował jako asystent notarialny w kilku warszawskich kancelariach notarialnych, a następnie odbył etatową aplikację notarialną przy Izbie Notarialnej w Warszawie. Obecnie prowadzi własną kancelarię notarialną w Warszawie.

Kiedy odziedziczymy wraz z innymi spadkobiercami majątek, powinniśmy zdecydować się na dokonanie działu spadku. Na gruncie prawa polskiego przeprowadzenie działu spadku nie jest obowiązkowe jednak dla własnego komfortu oraz dobra naszych bliskich zaleca się niezwłocznie podzielić masę spadkową pomiędzy zainteresowane osoby. Czym jest dział spadku? Co możemy objąć działem spadku? Czy umowa o dział spadku zawsze musi być w formie aktu notarialnego? Kiedy wybrać sądowy dział spadku? O tym dowiesz się, czytając poniższy artykuł.

Czym jest dział spadku?

Spadkobiercy z chwilą otwarcia spadku tj. śmierci spadkodawcy obejmują określone udziały w majątku spadkowym. Potwierdzeniem nabycia spadku jest uzyskanie sądowego postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku lub notarialnego aktu poświadczenia dziedziczenia. Sądowe stwierdzenie nabycia spadku lub notarialne poświadczenie dziedziczenia powoduje, że spadkobiercy stają się współwłaścicielami majątku spadkowego. Żeby jednak faktycznie podzielić między siebie aktywa spadkowe, spadkobiercy muszą dokonać podziału majątku spadkowego.

Na czym polega dział spadku?

Dział spadku polega na tym, że konkretne osoby stają się właścicielami poszczególnych rzeczy i praw majątkowych, które wchodziły w skład spadku. Podział masy spadkowej można dokonać na dwa sposoby: poprzez zawarcie stosownej umowy między spadkobiercami lub w drodze postępowania sądowego. W przypadku zawarcia umowy o dział spadku, niezbędne jest, aby wszyscy spadkobiercy osiągnęli konsensus co do podziału spadku, co pozwala na uniknięcie długotrwałego i kosztownego postępowania sądowego. Aby dokonać podziału spadku, należy wziąć pod uwagę wszystkie okoliczności, w tym wartość poszczególnych składników majątku oraz ewentualne zobowiązania spadkowe.

W przypadku braku porozumienia pomiędzy spadkobiercami (a tak zwykle bywa w przypadku postępowania sądowego), stosuje się podział majątku poprzez postępowanie sądowe. W toku postępowania sądowego ustala się majątek spadkowy (skład masy spadkowej i wartość majątku spadkowego), weryfikuje się spadkobierców i żądania działu spadku. Po skrupulatnej weryfikacji w.w. kwestii, sąd wydaje postanowienie o dziale spadku. W wyniku działu spadku następuje ustalenie sposobu podziału spadku i przydzielenie własności ustalonych części spadku poszczególnym spadkobiercom.

Dokonując działu spadku, sąd co do zasady kieruje się wolą spadkodawcy, wyrażoną w testamencie. Sąd dokonując działu spadku może również uwzględnić osobiste potrzeby i sytuację życiową spadkobierców, dążąc do sprawiedliwego podziału, zgodnego z wolą spadkodawcy oraz interesem wszystkich zainteresowanych stron.

Co może być objęte działem spadku?

Przedmiotem działu spadku nie mogą być długi spadkowe. Dzielone są one automatycznie i proporcjonalnie do otrzymanych aktywów spadkowych. Oznacza to, że nie jest możliwy podział długów po zmarłym. Spadkobiercy mogą natomiast w umowie dotyczącej podziału spadku ustalić, kto jest odpowiedzialny za konkretny dług spadkowy i w jakiej wysokości. Wierzyciel spadkodawcy nie może doznać żadnego uszczerbku na skutek działu spadku.

Czy musimy przeprowadzić działu spadku?

Jeśli pomiędzy spadkobiercami występuje wspólność majątku spadkowego i istnieje zgodność co do sposobu korzystania z niego (na przykład z nieruchomości), to nie jest konieczne przeprowadzenie umownego działu spadku (lub sądowego działu spadku).

Przykładowo jeżeli rodzeństwo odziedziczyło po zmarłych rodzicach dom i panuje między nimi zgoda co do sposobu korzystania z nieruchomości oraz ponoszenia wszelkiego rodzaju opłat nie muszą oni decydować się na podział spadku. Natomiast jeżeli z biegiem lat wystąpią spory dotyczące zarządu nieruchomością, mogą oni w każdej chwili wystąpić o podział masy majątkowej. Możliwy jest też częściowy dział spadku. Jeżeli spadkobiercy postanowią, że nie chcę od razu dokonać podziału niektórych składników spadku, mogą tego dokonać w przyszłym terminie.

Kiedy warto przeprowadzić działu spadku?

Jeżeli do spadku należy nieruchomość, co do której trwają spory pomiędzy spadkobiercami dotyczące jej użytkowania, należy wziąć pod uwagę podział majątku. Decydując się na podział spadku, możemy ustalić, kto konkretnie jest właścicielem danej rzeczy i tym samym zapobiec przyszłym konfliktom. Następuje wtedy zniesienie współwłasności majątku. Jeżeli dojdzie do dokonania działu spadku, to wówczas nie odpowiadamy solidarnie za cały dług spadkowy, jeżeli taki istnieje, lecz jedynie za pewną jego część. Ponadto, gdy jest jeden właściciel nieruchomości, można nią łatwiej rozporządzać.

Jakie są warunki umowy o podział spadku?

Umowny (notarialny lub w formie umowy) dział spadku jest możliwy jedynie wtedy, gdy wszyscy zainteresowani są zgodni w kwestii przedmiotu działu spadku oraz warunków jego wydania. Zgodność musi też występować co do składu majątku spadkowego, jego wartości oraz podziału części spadku pomiędzy poszczególnych spadkobierców. Umowa o dział spadku powinna również zawierać informację o ewentualnych spłatach albo dopłatach.

Czy umowa o dział spadku zawsze musi być w formie aktu notarialnego?

Najczęściej umowę o podział spadku można zawrzeć w dowolnie wybranej formie czy to ustnej, czy pisemnej. Jednak istnieją pewne wyjątki od tej zasady. Jeśli w skład spadku wchodzi nieruchomość lub jeżeli do spadku należy przedsiębiorstwo, w skład którego wchodzi nieruchomość, konieczny jest wtedy umowny podział spadku przed notariuszem (sporządzony w formie aktu notarialnego).

Jakie dokumenty należy dostarczyć notariuszowi?

Żeby przeprowadzić dział spadku przed notariuszem, należy mieć przy sobie następujące dokumenty:

• dokumenty potwierdzające tożsamość stron,
• zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia lub stwierdzenie nabycia spadku wydane przez sąd,
• stosowne zaświadczenie wydane przez Naczelnika Urzędu Skarbowego.

W zależności od przedmiotu umowy o dział spadku mogą być wymagane również dodatkowe dokumenty, jak chociażby aktualny wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego. W razie jakichkolwiek wątpliwości i pytań powinieneś skontaktować się ze swoim notariuszem.

Jakie są koszty umownego działu spadku?

Do kosztów działu spadku u notariusza zaliczamy:

• indywidualnie ustalaną taksę notarialną,
• podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC),
• opłaty sądowe,
• koszty wypisów aktu notarialnego.

Kiedy wybrać sądowy dział spadku?

Jeżeli współwłaściciele nie porozumieli się w sprawie zarządu majątkiem spadkowym i trwa pomiędzy nimi spór o to, jak powinni podzielić odziedziczone aktywa, można złożyć wniosek do sądu o przeprowadzenie postępowania o dział spadku.

Każdy ze spadkobierców jest upoważniony do złożenia takiego wniosku. Z drogi tej mogą również skorzystać spadkobiercy, którzy osiągnęli porozumienie w sprawie działu spadku i nie chcą ponosić większych kosztów związanych z działem spadku u notariusza. Pamiętać jednak należy, że czas postępowania sądowego jest znacznie dłuższy.

Jakie dokumenty należy dołączyć do wniosku o dział spadku?

Razem z wnioskiem o dział spadku należy złożyć dodatkowe dokumenty. Podobnie jak w postępowaniu przed notariuszem, w przypadku sądowego podziału spadku wymagane jest postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku (postanowienie stwierdzające nabycie spadku) lub akt poświadczenia dziedziczenia.

W zależności od składu masy spadkowej należy również przedstawić wszelkie dokumenty świadczące o tym, że spadkodawca jest właścicielem konkretnej rzeczy lub ma prawa do zarządzania nią, np. różne umowy czy odpisy z ksiąg wieczystych.

Jak sporządzić wniosek o dział spadku?

Kiedy dysponujemy wszystkimi potrzebnymi dokumentami, możemy zacząć pisać wniosek o dział spadku. Na początku należy wymienić wszystkich zainteresowanych (spadkobierców) i podać ich dane. Następnie trzeba podać wszystkie składniki majątkowe zaliczane do masy spadkowej oraz określić ich wartość.

We wniosku należy przede wszystkim wskazać komu i co ma przypaść, a także czy pomiędzy spadkobiercami będą mieć miejsce spłaty i dopłaty. Wniosek należy złożyć w kilku egzemplarzach. Sądowy dział spadku obejmuje cały majątek spadkodawcy.

Jeżeli uczestnicy postępowania nie są zgodni co do wartości majątku spadkowego, sąd może za pośrednictwem biegłego lub samodzielnie ustalić wartość przedmiotu działu spadku, lub konkretnych jego części składowych. Stan masy spadkowej ustalany jest w chwili śmierci spadkodawcy, natomiast jej wartość w momencie dokonywania działu spadku.

Jak sąd może podzielić spadek?

Jeżeli sąd ustali, z czego składa się spadek oraz oszacuje, jaką ma wartość, może przystąpić do jego podziału. Sędzia w zależności od rodzaju przedmiotu może zastosować podział spadku fizyczny lub cywilny. Stosując podział fizyczny rzeczy, sędzia przyznaje poszczególne części składowe spadku konkretnym spadkobiercom. Nie zawsze jednak jest możliwy idealny podział rzeczy w stosunku do posiadanych udziałów spadkowych. W takiej sytuacji możliwe jest ustalenie tzw. dopłat.

Podział cywilny z kolei odbywa się poprzez sprzedaż konkretnego przedmiotu, a następnie podział uzyskanej kwoty pomiędzy spadkobierców w stosunku do posiadanych udziałów. Możliwe jest również przekazanie rzeczy w całości jednemu lub wybranym spadkobiercom, którzy z kolei muszą spłacić współspadkobierców.

Podsumowanie

Jeżeli chcesz przeprowadzić podział spadku, możesz wybrać sądowy lub umowny dział spadku. Sądowy dział spadku z reguły wybierają spadkobiercy, którzy nie potrafią samodzielnie rozdysponować majątkiem spadkowym. Z kolei podpisanie umowy w kancelarii notarialnej może odbyć się wyłącznie, jeśli wszyscy powołani do dziedziczenia spadkobiercy są zgodni co do podziału spadku. Jeżeli między spadkobiercami trwa spór dotyczący części majątku spadkowego, umową działową u notariusza można objąć te składniki, które są bezsporne, natomiast pozostałe aktywa spadkowe można wówczas podzielić sądownie.

Piotr Chełstowski
Absolwent studiów magisterskich na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego. Po ukończeniu studiów pracował jako asystent notarialny w kilku warszawskich kancelariach notarialnych, a następnie odbył etatową aplikację notarialną przy Izbie Notarialnej w Warszawie. Obecnie prowadzi własną kancelarię notarialną w Warszawie.